L’organisation de vacances au ski en groupe suscite forcément l’excitation chez vous, rien qu’à l’idée d’y penser ! Mais quiconque s’est aventuré dans l’organisation d’un tel événement sait que derrière la neige et les rires, se cache un défi logistique de taille. Entre la coordination des participants, la réservation des hébergements, la gestion des forfaits de ski et les nombreux détails à prendre en compte, l’organisation de vacances au ski peut rapidement devenir un vrai casse-tête pour un groupe. Voici nos 7 pistes pour ne rien oublier et ainsi bien organiser votre séjour à la montagne en groupe.
1. Verrouiller le budget global du séjour
Dans le cadre d’un séjour sportif, d’un séminaire d’entreprise, d’un voyage scolaire, d’un séjour associatif ou d’un rassemblement en famille ou entre amis… L’organisation d’un voyage au ski passe tout d’abord par l’élaboration d’un budget global. Vous aurez certainement une enveloppe budgétaire déterminée à ne pas dépasser. Pensez donc à prendre en compte les frais de transport pour partir au ski sans voiture, les coûts non négligeables liés à l’hébergement en montagne, aux navettes de groupe et autres transferts au plus proche de la station choisie.
Il faut ensuite penser à toutes les activités sur place, qu’il s’agisse des forfaits de ski, de raquettes, de luge, ainsi que la location du matériel. Pensez à bien négocier un prix de groupe !
Sachez que vous avez la possibilité d’utiliser vos chèques vacances pour partir au ski à un budget abordable, qu’il s’agisse de leur version papier ou dématérialisée. Parlez-en à votre CSE.
Pour les non adeptes des sports d’hiver, il faut inclure par exemple des billets d’entrée à la patinoire ou dans un spa privatif ou public (ou autres activités de basse montagne), les visites alentours, la restauration et les repas en groupe ou toute autre dépense annexe… Qui peut vite chiffrer lorsqu’on est en groupe !
2. Définir vos dates d’arrivée/de départ et la durée du séjour
Pour un voyage associatif, scolaire, en club ou pour un séminaire d’entreprise, les dates sont souvent arrêtées à l’avance, il est donc plus simple de se concentrer sur le reste.
En revanche, si les dates du séjour au ski ne sont pas définies en amont, il faudra bien vous coordonner avec la majorité des participants pour pouvoir prendre en compte les contraintes de chacun…
Les stations de ski pouvant être très fréquentées, pensez à réserver l’hébergement, les forfaits de ski et de matériel et autres services le plus tôt possible. N’attendez pas trop avant d’effectuer votre réservation, au risque de devoir organiser vos vacances au ski à la dernière minute ! Et dans certains cas, cela peut vous coûter un bras !
3. Fixer le lieu des vacances au ski : où partir en groupe ?
Choisir la bonne station de ski et le bon village est une étape cruciale pour s’assurer de la réussite de votre séjour auprès de vos membres. Certaines régions de France (les Alpes, les Vosges, les Pyrénées, le Massif central, le Jura) et de l’international regorgent de destinations incontournables. C’est le moment pour vous projeter vers des panoramas exceptionnels !
En groupe, il faut pouvoir satisfaire les préférences de chacun. Certaines personnes préfèrent une ambiance animée avec une vie nocturne dynamique, d’autres privilégient le calme d’un village traditionnel. Mais ce dernier peut compliquer la logistique du groupe.
Enfin, n’oubliez pas de prendre en compte le niveau de ski de chacun pour pouvoir cibler une station avec diverses difficultés de pistes (noires, rouges, vertes, bleues). De cette manière, chacun y trouvera son bonheur.
4. Avoir une organisation irréprochable
Même si vous avez le budget nécessaire, que savez quand partir et où partir, l’organisation d’un séjour de groupe au ski peut vite devenir compliquée quand on sait qu’il faut prendre en compte :
- l’accessibilité de la station et des pistes,
- la proximité des commerces dans les villages,
- les activités annexes,
- la réservation de la pension (pension complète ou demi-pension),
- la disponibilité des transports en commun et autres navettes de ski,
- le déplacement dans la station.
Assurer le transport depuis le lieu de résidence jusqu’à la station de ski demande une patience à toute épreuve. Mais ce n’est rien à côté de la coordination de groupe d’un point de vue formalités ! Pour de plus amples renseignements sur le trajet au train en ski, par exemple, veuillez consulter notre article dédié.
5. Remplir les formalités administratives et sécuritaires
On oublie souvent que la bonne gestion d’un voyage de groupe passe avant tout par la sécurité de chacun. Vérifiez pour cela que chaque participant voyage en règle, avec un billet de transport adapté à sa condition. Vérifiez également qu’il est assuré (assurance responsabilité civile, assurance individuelle accident, etc.). Il est possible de souscrire à une assurance spécifique « neige » auprès de votre assureur pour tout ce qui touche au forfait de remontées mécaniques, frais de rapatriement, etc.
Renseignez-vous également sur les services médicaux disponibles dans la station de ski.
6. Devoir faire face aux imprévus
Un désistement de dernière minute au sein du groupe ? Un changement de date(s) ou d’organisation à prévoir ? Il peut y avoir des équations variables à la planification de vos vacances au ski en groupe.
En tant qu’organisateur, c’est sur vous que toute la réussite du voyage en groupe repose ! Vous êtes garant du bon déroulement de la réservation du séjour et ces imprévus peuvent vous épuiser. Soyez prêt à ajuster les plans en fonction des imprévus ou des changements de dernière minute.
7. Faire appel à Reserver.fr : la solution clé en main
Pour ne pas céder à la panique et faciliter leurs recherches, de nombreux responsables de CSE, d’écoles et autres groupes de petite ou grande taille ont fait appel à Reserver.fr pour leurs séjours au ski.
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Reserver.fr vous accompagne avant, pendant et après votre voyage, en France comme à l’étranger, en simplifiant chaque étape du processus. De la réservation de l’hébergement, à la coordination des activités de groupe, en passant par la gestion des forfaits de ski et du transport, vous économisez du temps, de l’énergie et évitez les maux de tête liés à l’organisation d’un séjour au ski en groupe.
Notre agence de voyage prend en charge tous les détails et autres formalités de réservation fastidieuses, pour permettre aux organisateurs de groupes de profiter pleinement de leur séjour. Et si vous étiez le prochain groupe sur les pistes grâce à nous ?
